שש נקודות שלוש. זה כמה שעות, על פי מחקר שנערך לאחרונה על ידי ענקית הטכנולוגיה אדובי, שהאמריקאים מקדישים, בממוצע, להגיב למיילים בכל יום. במילים אחרות: אתה מוציא שלם שְׁלִישִׁי מחיי הערות שלך מודבקים לתיבת הדואר הנכנס שלך, ומגיבים לשרשורי ההודעות שניתן, בכנות, להסגר במהלך צ'אט IRL בן חמש דקות. משהו חייב לתת.
למרבה המזל, להשיג את המשהו הזה הוא, במקרים רבים, קל כמו ללחוץ על כפתור. על ידי יישום סדרה של טקטיקות מנוסות, אתה יכול לצמצם את השעות שהושקעו בדוא'ל לכלום. רק תחשוב: כמה זמן היית חוסך אם לעולם לא היית צריך להוריד קובץ מצורף באופן ידני? או מה אם אתה יכול למשוך דוא'ל שנשלח בחופזה מהאתר ולחסוך לך את הזמן (והבהלה!) לבזבז ניסוח דוא'ל 'אני כל כך מצטער, לא התכוונתי לשלוח את זה'?
כן, כל הג'וג'יטסו האינטרנטי הזה אפשרי. שילבנו יחד את 17 פריצות הדוא'ל הטובות ביותר לחיסכון בזמן, משפרות חיים ומעצימות יעילות. אז המשך לקרוא, כי אפס תיבת הדואר הנכנס המיוחל מחכה. ועבור דרכים נוספות להפיק את המרב מ- 6.3 השעות שלך, אל תחמיץ 15 מיילים עסקיים פתוחים קרים שמבדילים אותך .
1 ביטול המנוי באופן מאסיבי.
שוטרסטוק
זה הימור טוב שתיבת הדואר הנכנס שלך עמוסה כמו מעונות בכירים במהלך הגמר. זה גם הימור טוב שרוב העומס הזה נובע מדוא'ל יומי או שבועי של קמעונאים, ארגונים ועלוני מידע אחרים שאולי נרשמת אליהם לאורך השנים. על ידי שימוש ב Unroll.me , אתה יכול להתחקות אחר כל הרשימות שאתה עשוי להיות בהן - ולבטל את הרישום מכל מי שכבר אינך מעוניין לקבל ממנו מידע. למעשה, אחד החיים הטובים ביותר העורך הצליח להשתמש ב- Unroll.me כדי לאתר 135 מנויים עצומים. כמה תגיע? וכמה יכולת להסתדר בלי?
2 הפעל את מקשי הקיצור.
שוטרסטוק
כולנו מכירים את קיצורי המקשים הבסיסיים. (פקודה- ל : בחר הכל. פקודה- ג : עותק. פקודה- פ : הדבק. וכו ') אך למשתמשי Gmail יש אפשרות להפעיל מערך קיצורי דרך מתקדם. ראשית, לך אל הגדרות . הקלק על ה כללי הכרטיסייה. בערך באמצע הדרך תראה א קיצורי דרך במקלדת אפשרות, כבוי כברירת מחדל. הפעל אותו ותקבל גישה להקלדות המקשים הקלות האלה:
- ג : התחל הודעה חדשה
- מִשׁמֶרֶת- ג : התחל הודעה חדשה בחלון חדש
- ד : התחל הודעה חדשה בכרטיסיה חדשה
- F : להעביר הודעה
- #: מחק הודעה
- מִשׁמֶרֶת- אני : סמן הודעה כנקראה
- מִשׁמֶרֶת- U : סמן הודעה כלא נקראה
- פקודה- ס : שמור הודעה
3 ואז להפוך אותם לאוטומטיים.
שוטרסטוק
אם אתה מתקשה בשינון זה של קיצורי המקשים, גלגל השיניים, תוסף של Google Chrome, יזכיר לך תוך כדי הקלדה. (באופן לא פולשני, כמובן.) ולדרכים נוספות להפוך למכונת פרודוקטיביות, למדו את 15 דרכים להכפיל את התפוקה שלך במחצית הזמן.
4 השתמש בהאשטגים.
כן, באמת, הכלי הארגוני החתימה של מדיה חברתית עובד גם עבור דוא'ל. זרוק hashtag או שניים בסוף החתימה שלך - החלק של הדוא'ל שבדרך כלל נחתך אליו, כך שהנמענים לא יראו ולא ישפטו את התג '#workhardplayhard' שלך - לחיפוש קל. פשוט הקלד את ההאשטאג בשדה החיפוש בחלק העליון של תיבת הדואר הנכנס שלך ותגדיר כל דוא'ל שמקודד איתו.
5 הפעל את האפשרות 'בטל שליחה'.
שוטרסטוק
כולנו היינו שם: אתה כותב דוא'ל, שולח אותו לאתר ומיד מבין, אוי לא, ההודעה הזו לא הייתה מוכנה לשליחה. מסתבר שאתה יכול להחזיר את ההודעות שלך מהסף על ידי התקנת עיכוב מועיל. ב- Gmail, למשל, עבור תחת הגדרות , לאחר מכן כללי . תמצא את בטל כפתור כאופציה החמישית. הפעל אותו. אתה יכול לבחור מתפריט נפתח של מרווחים של 10 שניות שהם יכתיבו כמה זמן יש לך לפני שההודעה שלך תישלח לתמיד.
6 הגדירו את התכונה הזו ל -10 שניות.
שוטרסטוק
טיפ: אם אתה משתמש בדוא'ל כשירות להעברת הודעות מיידיות בפועל, אנו ממליצים להגדיר את בטל כפתור עד 10 שניות. בדרך זו, התגובות שלך לא יישלחו באיחור של חצי דקה. לא, 30 שניות לא נשמעות כמו הרבה, אבל בואו נגיד את זה ככה: אם שירות הצ'אט שבחרתם (Slack, GChat, Messenger של פייסבוק - מה שלא יהיה!) החזיק כל הודעה יוצאת כל כך הרבה זמן, אנשי הקשר שלכם היו צומחים במהירות.
7 או פשוט מלא אחרון את שדה 'אל'.
שוטרסטוק
זה הרגל טוב לאמץ, אנשים. (ראה שתי שקופיות קודמות.)
8 השתמש בכניסה זו.
שוטרסטוק
'לדוא'ל שמתחיל בהצדעה של 'היי' או 'שלום', סגירה כמו 'הכי' תהיה עקבית ', אומר פטרישיה נאפייה-פיצפטריק , מייסד ונשיא חברת בית הספר לכללי נימוס בניו יורק . '' הטוב ביותר ', אם כי נעשה בו שימוש יתר, הוא אחד הסגירות הבטוחות ביותר באופן כללי, משום שהוא אינו פוגעני ומתאים באופן כללי.' זה נכון: למרות השימוש החורג המשתולל שלה, 'הטוב ביותר' הוא הדרך היחידה הטובה ביותר לחתום על הדוא'ל שלך.
9 וחתימת הדוא'ל הזו.
שוטרסטוק
כשאתה בדרך, לפחות, תרצה לוותר על משפטים טורדניים וחמודים ('אנא סלח לכל שגיאות הקלדה.' 'נשלח ממעבד ה -1.21 גיגה וואט שלי.' 'נשלח מהאייפון שלי - אנא שקול את הסביבה לפני ההדפסה. . ') במקום משהו פשוט, אלגנטי, ישר לנקודה:' נשלח מהדרך '. לפי בן דטנר , מאמן בכיר, הוא בודק את כל התיבות הללו, תוך שהוא מעורר אווירה קרואקית. פלא קטן שזה חתימת הדוא'ל החכמה בדוא'ל האחת שכולם צריכים.
10 וההודעה מחוץ למשרד.
לפי ג'יין סקודר , פרופסור בבית הספר לענייני עסקים באוניברסיטת Loyala בשיקגו, כאשר אתה ממלא הודעה מחוץ למשרד, זה הפורמט שאתה צריך לחצוב אליו:
תודה על הדוא'ל שלך. אני OOO מיום שלישי, 12 ביוני עד שישי, 15 ביוני ללא גישה לדוא'ל. אם הדבר דחוף, אנא צרו קשר עם [האדם שנמצא תחתכם בשרשרת הפקודה - או, אם יש לכם אחד כזה, שם העוזר לקלוט הקפה שלכם בכתובת [כתובת הדואר האלקטרוני שלהם]. אחרת, אני אגיב לכל ההודעות כשאחזור .
לקבלת פרטים ברמת ניטפיק, כמו אם לסיים את ההודעה ביום האחרון שלך בחוץ או ביום הראשון שלך בחזרה - או אם לכלול מספר טלפון של לא - פשוט התייעץ בכנות שלנו גַם מדריך מקיף בנושא.
11 שנה את צפיפות התצוגה.
משתמשי Gmail יכולים לבחור בין שלוש צפיפות תצוגה שונות עבור תיבת הדואר הנכנס שלהם: נוח, נעים וקומפקטי. צפיפות התצוגה משפיעה לא יותר מאשר כמה רווח לבן קיים בין כל הודעה בתצוגת תיבת הדואר הנכנס שלך. זה לא יותר מעניין של העדפה, אבל חשוב על זה מונחים של, ובכן, עבודת קדנציה. נוח הוא כמו מרווח כפול קו, שבו נעים הוא מרווח חד קו, וקומפקטי דומה למרווח חצי קו.
12 אל תשכח לארכיון.
שוטרסטוק
באפשרותך לבטל הודעות דוא'ל מתיבת הדואר הנכנס שלך מבלי שתצטרך לנקות אותן לחלוטין מהתיקיה אשפה. על ידי 'ארכיב' הודעות בודדות, הם יוסתרו מיד מתיבת הדואר הנכנס שלך וכל התיקיות שלך. אך עדיין תוכל לאתר אותם, במידת הצורך, באמצעות פונקציית החיפוש. ב- Gmail, תוכל לארכב הודעות באופן מיידי לאחר פתיחתן על ידי לחיצה על ה- 'x' הקטן שמופיע ליד שורת הנושא.
13 פעל לפי הכלל של שתי הדקות.
שוטרסטוק
הכלל בן שתי הדקות הוא דרך בטוחה להתמודד עם מתח הקשור בדוא'ל. כך זה עובד: אם אתה יכול להגיב לשכוח מדוא'ל תוך שתי דקות או פחות, התמודד עם זה מיד. אם לא, השליך אותו הצידה למועד מאוחר יותר.
14 אצווה את תגובות הדוא'ל שלך.
כדי לצמצם את משך הזמן שאתה מבלה על גבי המסך שתופס חילופי דברים קדימה ואחורה, הקבע את זמני היום שלך כתקופות 'להגיב בדוא'ל'. (אולי זו שעה בבוקר ו -90 דקות אחר הצהריים. אולי זה שלוש שעות אחרי ארוחת הצהריים. מה שיעבוד בשבילך!) ואז, הגיב רק להודעות דוא'ל במהלך מסגרות הזמן הללו - ו לעולם לא מחוץ להם.
15 התאם את הודעות הדוא'ל שלך ל -140 תווים.
כן, ממש כמו ציוץ (או לפחות ציוץ מהפכה לפני 280). כפי ש אנדרו תיק מנכ'ל גב, הרשת החברתית, יעץ במדיום הודעה , עדיף לשמור על הקצרות האימיילים שלך ככל האפשר. 'הייתי רוצה לעזור לך לפתור את הבעיה X. אני כן ו- Y הציעו לנו להתחבר. האם אתה חופשי לשוחח? ' אין צורך בברכות פרחיות כלשהן.
סמליות של חתולים בחלומות
16 הגדר קבצים מצורפים להורדה אוטומטית.
שוטרסטוק
אם זה, אז זה (IFTTT) , אפליקציית ייעול דוא'ל, יכולה לעזור לך להגדיר 'שפה' ספציפית, כביכול, שתגזור חבורה של סיסמה מסוג מתווך. לדוגמא: אם לדוא'ל נכנס יש קובץ מצורף, IFTTT יוריד אותו באופן אוטומטי לכונן Google שלך.
17 אל תגיב להודעות דוא'ל אחרי שעות.
זה לא סוד שהאמריקאים עובדים יתר על המידה - וכפי שחשף המחקר של אדובי, חלק גדול מהעבודה המופרזת נובעת מדוא'ל תכוף. לכן, בתחילת השנה חברי מועצת עיריית ניו יורק הציגו הצעת חוק שתגרום לחוקיות להיות בלתי חוקיות לדרוש מהעובדים לבדוק מיילים לאחר שעות הפעילות. (זה נוצר בהשראת החוק המפורסם כיום בצרפת, שם חברות עם צוותים הגדולים מ -50 צריכות לקבוע הנחיות מחמירות לגבי שעות הצהריים, אחרת הן עומדות בפני קנסות כספיים.)
כדי לגלות סודות מדהימים נוספים על החיים הטובים ביותר שלך, לחץ כאן להירשם לניוזלטר היומי בחינם!
