17 כללי נימוס דוא'ל לא כתובים איש מעולם לא לימד אותך

כשמדובר בדוא'ל, אתה עשוי לחשוב שאתה יודע כל מה שיש לדעת. אחרי הכל, רובנו שולחים ומקבלים בממוצע 121 מיילים ליום על פי חברת מחקר שוק הטכנולוגיה קבוצת רדיקאטי . אבל למרות שאתה כנראה מבלה חלק משמעותי מכל יום בעמל בתיבת הדואר הנכנס שלך, אתה עדיין יכול כנראה ללמוד דבר או שניים. למעשה, יש המון כללי נימוס בדוא'ל שחומקים באופן קבוע ממך ושל הרבה אנשים אחרים ברשימת אנשי הקשר שלך. רוצה להיות בטוח שאתה מנומס אלקטרונית? להלן 17 כללי הזהב של אימייל שכנראה לא ידעתם, אך עליכם לדעת.



1 ענה ברגע שאתה מקבל דוא'ל, גם אם אתה זקוק ליותר זמן.

נשים מקלידות את החיים בצורה קלה יותר

שוטרסטוק

אף אחד לא מעריך שקיבלו תגובה לדוא'ל שבועות אחרי ששלחו אותה. למעשה, סקר שנערך על ידי חברת יועצים משנת 2018 פתרונות ביצועים של טוסטר גילה כי 41 אחוז מהאנשים ציפו לתגובה בדוא'ל מחבריהם לעבודה תוך פחות משעה. (התחל לערוך כעת הערות התנצלות למחלקת הנהלת חשבונות שלך!)



כמובן, כמה תגובות דוא'ל קוראות לך ללעוס את מחשבותיך ולנסח הודעה מדודה. במקרים אלה, הפתרון קל: השב תוך מספר דקות כדי ליידע את השולח שקיבלת את ההודעה שלו, אך צריך קצת יותר זמן כדי לסדר את הדברים. בדרך זו הם יודעים שלקחתם את הדוא'ל שלהם בחשבון ולא פשוט מתעלמים מהם.



2 השתמש בזהירות ב'השיב לכולם '.

תחביבים לגיל 40 שלך

שוטרסטוק



יש הבדל מכריע בין האפשרויות 'השב' ו'השיב לכל '. ועדיין, משתמשי דוא'ל רבים לצערי אינם מבינים זאת. אם אתה אחד מהם, דע שכאשר אתה בוחר באחרון, כל נמען שהועבר לסיכון בהודעה המקורית מקבל את תגובתך - ולעתים קרובות יותר, אינך צריך להציף את תיבות הדואר הנכנס של כולם.

ההודעות ההמוניות המיותרות האלה הן מכה כזו, יש מונח שומר לתיאורן: ' השב Allpocalypse . ' אז בפעם הבאה שאתה מגיב לדוא'ל המוני, שקול מי באמת צריך לקרוא את התגובה שלך: כל החברה או רק השולח המקורי?

3 אם אתה מעוניין בתגובה ממישהו, אל תסתמך עליו.

אישה עובדת על מחשב, כללי התנהגות משרדיים

שוטרסטוק / ג'ייקוב לונד



כשאתה מתעד איש קשר בדוא'ל - מה שאומר שאתה 'מעתיק פחמן' אותם - זה בדרך כלל מעיד על כך שאתה רוצה לשמור על השיחה, אבל לא בהכרח מחפש תגובה מהם. וכאיש מקצוע להכשרה דניאל וולס מזהיר, שימוש לרעה באפשרות CC יכול להוביל לבעיות תקשורת.

'על ידי הכנסת עמיתיך למיילים רבים, הם עשויים להתחיל להפסיק לראות את הודעות הדואר האלקטרוני שלך כחשובות ועשויים למקם אותם ישירות ל'תיקיית הפניה' או 'לקרוא תיקיה מאוחרת יותר', כתבה ב לינקדאין הודעה. 'זה עשוי להוביל להחמצה של מידע חשוב בעתיד.'

לכן, אם אתה מצפה לתגובה ממישהו, הכנס את כתובת הדוא'ל שלו לשדה 'אל' והשתמש בפונקציה 'CC' במשורה.

4 להבין מתי ומתי לא להשתמש ב- BCC.

אישה מבוגרת במחשב, דברים שמעצבנים את סבא וסבתא

שוטרסטוק

שדה ה- BCC מורכב עוד יותר, ומתחמק ללא הרף אפילו ממשתמשי הדוא'ל הוותיקים ביותר. אבל בואו נפרק את זה: BCC מייצג 'עותק פחמן עיוור', ולכן, למרות שהוא דומה ל- CC-ing, BCC-ing אינו מציג את הדוא'ל של אותו אדם בפני נמענים אחרים, כלומר אף אחד אחר בשרשרת לא יראה שאתה כללה אותם.

אז מתי זה בסדר להשתמש ב- BCC? הלל מלא שֶׁל בע'מ המגזין אומר שזה אך ורק להודעות דוא'ל המוניות או כשמישהו מציג אותך באמצעות דוא'ל למישהו אחר.

'בכל מקרה אחר, כשאתה שולח דוא'ל למישהו ו- BCC למישהו אחר, אתה לא ישר - תרצה או לא,' מציין פולד. 'אתה שולח דוא'ל לאדם X ומבלי שהוא יודע, ומאפשר לאדם Y לצותת לשיחה שלך. לאדם X אין מושג שמישהו אחר קורא את הדוא'ל הזה, כאשר במציאות שלחת אותו גם בסתר למישהו אחר. '

5 השתמש בסימני קריאה במשורה.

סימן קריאה למקלדת, נימוסי דוא

שוטרסטוק

קל לזרוק סימן קריאה למיילים שלך פה ושם, אבל נסה לא לעשות סימן קריאה הֶרגֵל מזה. אמנם הם משמשים באופן היסטורי כדי להצביע על התרגשות, אך בדוא'ל ניתן לטעות בסימני קריאה כמטופלים או אגרסיביות פסיבית.

מה זה אומר כשאתה רואה עכביש

'שימוש בסימן קריאה מיותר בדוא'ל [יכול] להרוס בקלות את המשמעות הבסיסית של הטקסט שלך,' אנה ורסאי מסביר הלאה עיכול משאבי אנוש . 'השתמש בו רק כשאתה צריך להדגיש משהו חשוב. תחשוב איך הקורא שלך עשוי לפרש את המסר כשהוא קורא אותו. '

6 היה זהיר בשימוש בהומור שלך.

איש מסתכל נדהם על מחשב נייד

שוטרסטוק

כולם אוהבים א בדיחה טובה מדי פעם, אך מכיוון שניתן לפרש את הטון כשאינו מתאים לאדם, עדיף להשאיר את הבדיחות מחוץ למיילים שלך. 'שמור את ההומור לשיחת טלפון או באופן אישי,' פרופסור לכתיבה עסקית, דייויד סילברמן , כתב ב סקירת עסקים של הרווארד . 'ככה, כאשר יש שקט המום בקצה השני של הקו או בצד הרחוק של שולחן הוועידה, יכולתי לומר, 'אני חושב שאולי אתה לא מבין עד כמה אני רואה את עצמי מצחיק, ובהתחשב בכך אני מאמין שאפסיק עכשיו. '

אך ברצינות: מחקר מרכזי משנת 2005 שפורסם ב כתב העת לאישיות ופסיכולוגיה חברתית גילה כי בעוד ששולחים חזו כי מקבליהם יוכלו לפענח במדויק את הטון שלהם 80 אחוז מהמקרים, המקבלים למעשה הצליחו לקרוא במדויק רק את הטון 56 אחוז מהמקרים.

7 דלג על הסלנג.

גבר מבוגר ששולח אימייל בטלפון, הרגלי אדם חכם

שוטרסטוק

עם עליית המסרים המיידיים, צורות מקוצרות של שפה אנגלית נעשה שימוש נרחב יותר - כמו 'u' בשבילך 'או' רוצה 'במקום' רוצה '. אבל, בדיוק כמו שהומור לא נדבק לעתים קרובות כשמדובר במיילים, סְלֶנְג הוא אסור דומה. לפי אחד OnePoll סקר, 37 אחוז מהאנשים חשבו שהשימוש בסלנג במקום העבודה אינו מקובל, ו 55 אחוז אמרו שדלג על ה'חחח 'כשמדובר בדוא'ל לבוס שלך.

8 שים לב לשורת הנושא.

תלמידי תיכון מסתכלים על מחשב נייד

שוטרסטוק

קווי הנושא הם פשוטים, אך הכרחיים. ומכיוון שרוב האימיילים נקראים מכשירים ניידים - 55 אחוזים, על פי חברת העברת דואר אלקטרוני דרך חזרה - חשוב למסמר אותם. שורות נושא קצרות, תמציתיות וישירות הן הטובות ביותר. מטרת הדוא'ל שלך צריכה להיות מוגדרת בבירור ועליך להגביל אותה לחמש מילים או פחות, מכיוון שמכשירים ניידים מנותקים כל מילה לאחר מכן.

9 כלול חתימה.

טיפים חיוניים להיכרויות לגברים מעל גיל 40

שוטרסטוק

האם אי פעם קיבלת אימייל ממישהו ותהית, 'מי זה מ ? ' אף על פי שכתובת השולח יכולה לתת לך כמה רמזים למי הם, לפעמים זה לא מספיק. חתימה בסוף הדוא'ל שלך יכולה מייד ליידע את הנמען מי אתה, מה אתה עושה וכיצד הם יוכלו ליצור איתך קשר נוסף.

האנשים בסוכנות השיווק המשולבת אוקראטיבי נניח כי תיבת חתימת דוא'ל היא 'כמו למסור לאדם כרטיס ביקור בכל פעם שאתה שולח דוא'ל.' אם עדיין אין לך, הוסף חתימה הכוללת את שמך המלא, תפקידך, מספר הטלפון, הדוא'ל, האתר שלך ולוגו העסק.

10 זכור לנשק (לשמור את זה קצר ופשוט).

גורם לך

שוטרסטוק

שיטת KISS היא משהו שלימדו את רובנו בבית הספר היסודי, אבל זה לא אומר שהיא פחות נחוצה בהמשך החיים. בּוּמֵרַנְג , אפליקציית פרודוקטיביות בדוא'ל, חקרה את השיטות העיקריות להשגת יותר תגובות דוא'ל. הטייק אווי הגדול ביותר שלהם? עדיף לכתוב כאילו אתה בן שמונה.

מחקריהם מצאו כי הסיכוי שנענה למיילים שנכתבו ברמת קריאה בכיתה ג 'נמצא בסבירות גבוהה יותר ב 36- אחוזים מאלה שנכתבו ברמת קריאה בקולג'.

11 הוסף תשומת לב לקבצים המצורפים.

מייסד שותף, שותפים עסקיים, מגביר את התפוקה שלך

שוטרסטוק

קבצים מצורפים הם לפעמים חלק הכרחי בתהליך הדוא'ל, אך עליך לדעת היטב כיצד להשתמש בהם לפני הצירוף עם נטישה. ברשתות דואר אלקטרוני ארוכות, לפעמים הם יכולים להישאר מעיניהם או להתעלם מהם, וקבצים מצורפים בלתי צפויים נוטים להיפתח גם מכיוון שהנמענים חוששים מווירוסים אלקטרוניים.

הפיתרון הטוב ביותר הוא קריאת הקבצים המצורפים לגוף הדוא'ל שלך. דקדוקית אומר שהדרך הטובה ביותר להודיע ​​למקבל הקבצים המצורפים היא לכלול הודעה בסוף הדוא'ל שאומרת משהו בסגנון 'צירפתי [פריט]' או 'עיין ב [פריט] המצורף לפרטים נוספים . '

12 תקן את הגופן שלך.

אימייל

שוטרסטוק

בעוד ששיחק עם סגנונות גופן וצבעים יכול להיות מהנה, אין מקום לקומיקס סאנס ורוד בוהק בעולם המקצועי. כפי שמתברר, השימוש בגופנים חשוב ביותר כשמדובר בתקשורת דיגיטלית, על פי קולין ווילדון , סופר של סוג ועיצוב: האם אתה מתקשר או פשוט יוצר צורות יפות? 'אפשר לפוצץ שלושה רבעים מהקוראים שלנו פשוט על ידי בחירה בסוג הלא נכון,' אמר סופרים ואמנים אמריקאים .

אז לאיזה גופנים אתה צריך להיצמד כשמדובר במיילים? MageMail ממליץ על ג'ורג'יה, ורדנה, טיימס ניו רומן, טרבוצ'ט טרשת נפוצה או אריאל.

13 הגה הכל.

אישה על מחשב נייד

שוטרסטוק

כשאתה כותב דוא'ל, רוב הסיכויים שאתה בכל זאת תעשה טעות, אתה רק בן אנוש. עם זאת, לעתים קרובות לא נראה טעויות בעבר כשמדובר באימיילים בעבודה. ב סקירה דקדוקית מתוך כמעט 2,000 נשאלים, 67 אחוזים אמרו שזה היה לֹא בסדר להכין שגיאות הקלדה במיילים, בעוד שרק 6 אחוזים חשבו שזו טעות מקובלת.

14 הזן את כתובת הדוא'ל האחרונה.

אימייל

שוטרסטוק

דרכים להישאר קרירות בקיץ

הדרך הקלה ביותר לוודא שאינך שולח אימייל לפני שהוא מוכן או לפני שהוא נוקה מכל שגיאות הקלדה? המתן עד שהכל יהיה בצורת קצה לפני שתזין את כתובת הדוא'ל של הנמען. כידוע, ביצוע טעויות בדוא'ל הוא אחד הדרכים הקלות ביותר ליצור רושם מוטעה.

'לא רק המקצועיות היא הבעיה,' קרן קסלר אמר נשיא אוגרין פרטנרס פורבס . 'מה שעומד על הפרק הוא המוניטין של העובד והחברה או הארגון. ראינו שהחלטות דוא'ל גרועות מובילות לתוצאות שליליות על העובד - פיטורים - וגם עבור הארגון - התדיינות משפטית. '

15 ובדוק שלוש פעמים את שם הנמען שלך.

אישה שקוראת אימייל

שוטרסטוק

טעות אחת גדולה שעליך להימנע ממנה היא איות שמו של הנמען שגוי, לכן הקפד לבצע בדיקה משולשת לפני שתלחץ על השליחה. הרבה אנשים ראה את המעשה שֶׁל איות שגוי שם עצלן ולא מתחשב, במיוחד כאשר האיות הנכון נמצא בכתובת הדוא'ל. מה עליך לעשות אם אתה עושה את הטעות בטעות? קתרין שאנלי , הבעלים של עריכת העט האדום שלי, אומר התנצלות מיידית היא המפתח לשמירה על אמינותך.

16 לעסקים מקצועיים השתמש בכתובת דוא'ל מקצועית.

אישה מקלידה את כתובת הדואר האלקטרוני שלה, כללי התנהגות דוא

שוטרסטוק

בעוד שכתובת דוא'ל אישית היא בסדר לשימוש כאשר מתכתבים עם חברים או משפחה, הרחק אותה מהתחום העסקי המקצועי. זה חשוב במיוחד בא מוכר צרכן מַצָב. 2016 קדימה אבא סקר שנערך בקרב 1,000 אמריקנים העלה כי 75 אחוזים מאמינים כי דוא'ל מקצועי הוא גורם חשוב לסמוך על עסק מקוון, ו- 33 אחוזים יפקפקו בלגיטימיות של מוכר אם ישתמשו בכתובת דוא'ל אישית.

'אתה אף פעם לא שוכח רושם ראשוני, לא בחיים האמיתיים או באינטרנט,' מנהל המוצר הראשי של GoDaddy, סטיבן אולדריך , אמר בא הַצהָרָה . 'לעתים קרובות האינטראקציה הישירה הראשונה שלך עם לקוח מתבצעת באמצעות דואר אלקטרוני, ולכן חשוב מאוד להיראות מקצועי בהקשר זה.'

17 זכרו שניתן לשתף הכל.

סטודנט זכר בוגר עם מורה למידה מיומנויות מחשב

שוטרסטוק

בין אם זה באמצעות העברה, BCC-ing או פשוט מהבהב את הטלפון בפניו של מישהו, חשוב לזכור כי כל מה שאתה כותב בדוא'ל יכול להיראות על ידי מישהו שאינו הנמען המיועד. לכן, כל התקשורת האלקטרונית שלך צריכה להיות מקצועית וללא סיכונים. אחרי הכל, מיילים יכולים להיות אפילו קביל בבית המשפט אז עדיף לא לשלוח דבר אחר שיכול לשמש נגדך אחר כך. ולדרכים נוספות לשיפור חיי העבודה שלך, עיין ב 25 טריקים גאוניים לעבודה חכמה ולא קשה יותר .

כדי לגלות סודות מדהימים נוספים על החיים הטובים ביותר שלך, לחץ כאן לעקוב אחרינו באינסטגרם!

רשום פופולרי